Os especialistas em negócios dizem que a produtividade em nada tem a ver com a quantidade de horas que uma pessoa trabalha, mas sim com a qualidade desse tempo. Não vale de nada gastar 10 horas para fazer um relatório se você pode fazê-lo em 3 horas dedicando-se a 100%.
Falta de Concentração: Inimigo Nrº1 da Produtividade
Tudo aquilo que interrompe e rouba a sua atenção é mau para a produtividade. Por vezes, estes vilões são agentes externos como uma chamada telefónica, alguém que bate à sua porta, um novo e-mail ou a televisão, mas também podem ser internos como, por exemplo, pensar em questões que não têm nada a ver com as tarefas, dispersar-se imaginando coisas, pensando em problemas pessoais, etc.
A boa notícia é que existem diversas técnicas que podem ajudar a melhorar a sua capacidade de concentração, evitando que você se perca no “mundo da lua” durante muito tempo. Lembre-se que estas ações podem significar que o seu cérebro necessita de um descanso, um respiro, uma sesta, um dia de praia, etc.
Alguns conselhos que o podem ajudar a melhorar a sua concentração são:
1. Definir os Objetivos do Dia - Quando você se levantar ou chegar ao trabalho, procure ter bem claro na sua mente quais são as tarefas do dia e, sobretudo, as suas metas. Desta forma será bastante mais fácil concentrar-se. Uma boa maneira de não se esquecer dos seus objetivos é deixá-los escritos num lugar visível (ou, pelo menos, onde você possa vê-los).
2. Dividir as Tarefas em "Subtarefas" - Desta maneira, você vai se sentir mais realizado e satisfeito com o seu trabalho. Numa tarefa grande que talvez demore o dia todo para ser realizada, é importante marcar etapas, passos ou soluções intermediárias. Quando terminar uma delas, poderá fazer um curto intervalo. Isto fará com que, quando inicie o próximo passo, trabalhe com uma energia e motivações renovadas.
3. Descobrir os Momentos mais Produtivos - Algumas pessoas dizem que os seus momentos de maior produtividade são bem cedo logo pela manhã, outros dizer ser depois do pequeno-almoço e há até alguns que dizem ser mais eficazes trabalhando de madrugada (no caso de serem autônomos ou se o emprego lhes permitir).
Desta forma, tente identificar os momentos em que se torna menos produtivo, como por exemplo logo a seguir ao almoço (momento este em que as pessoas se encontram mais "moles"). Procure também saber quais os momentos em que se encontra mais eficaz e motivado, e nesses momentos aproveite para fazer as tarefas que levam mais tempo ou que requerem mais concentração. Nos momentos menos úteis, você pode fazer coisas mais administrativas, rotineiras ou “robotizadas”.
4. "Não Disponível" - Você pode colocar um cartaz na porta do seu escritório, pode desligar por completo o seu telemovel, colocar o skype ou outros programas de comunicação como "ocupado" ou até mesmo "offline", etc. A ideia é avisar os seus colegas, familiares ou amigos que você não está em condições de ser incomodado.
Não quer dizer que com esta atitude você esteja a ser má pessoa, mas se você se distrair logo no momento em que mais necessita de se concentrar, o resto do seu dia estará perdido. Para facilitar, você pode também avisar o seu companheiro, os seus pais ou o seu melhor amigo para não o incomodar em certas horas do dia.
5. Elimine as Distrações - Como falamos no começo, existem dois tipos de distrações, as internas e as externas. Talvez as primeiras sejam mais difíceis de erradicar do que as segundas. Você pode silenciar o telemóvel, desativar as notificações que fazem barulho quando chega uma mensagem, desligar o rádio ou a música, ter sobre a mesa somente o que vai ser usado, etc.
Mas, o que fazer se a interrupção provém da própria mente? Despeje as ideias que não têm a ver com o que você estiver a fazer como se fossem nuvens que são movidas pelo vento. Se quiser eliminá-las com todas as suas forças, o cérebro fará todo o possível para mantê-las onde estão. É melhor que seja um processo mais natural e orgânico.
6. Organizar os Descansos - Se uma tarefa levar muitas horas ou dedicação, é bom fazer um recesso. Mas atenção, isto não quer dizer que você pode ficar a falar com a recepcionista durante duas horas, nem checar as redes sociais até terminar o dia, mas sim levantar-se da cadeira, fechar um pouco os olhos, olhar pela janela, beber um chá ou comer algo, etc.
Que esse descanso não seja mais do que 20 minutos. Senão a sua concentração vai se perder por completo.
7. Presentear-se - Terminou uma tarefa que o seu patrão pediu antes do tempo estimado? Ganhe uma recompensa! Pode ser um chocolate, um café ou um par de sapatos, sempre em relação ao esforço que implicou a sua ação. Desta maneira, você vai estar mais predisposto a trabalhar de forma eficaz. Se você cumprir os objetivos, presenteie-se com algo que gosta.
8. Comer Bem - É óbvio que isto tem muito a ver com a sua concentração! Não só é bom para a saúde, mas também para a mente. Entre os alimentos com maiores poderes para focalizar a nossa atenção encontram-se o pão e as bolachas de grãos ou integrais, a massa, frango grelhado, ovos, laticínios desnatados (sobretudo o iogurte e o leite), nozes, azeite, abacate, salmão e sardinhas.
Se você tiver fome será mais difícil concentrar-se, mas a questão não é sair a correr para um fast-food porque isso será contraproducente, sobretudo se você comer muito. Se o seu estômago estiver “pesado”, todos os esforços do corpo estarão voltados para fazer a digestão, portanto, você não vai conseguir concentrar-se em nada. O melhor é um bom pequeno-almoço com sumo de laranjas, aveia e uma infusão, e um almoço equilibrado, porém leve, que não se traduza em vontades infernais de deitar e fazer uma sesta.
Evite também beber muito café. Não vai ajudar a ficar mais focado, esta é uma percepção errada. Da mesma forma, o açúcar e os refrigerantes, têm a capacidade para dar uma falsa sensação de controlo e de “despertar”, mas as consequências para sua saúde são demasiado altas.
9. Criar um Ambiente Adequado - Se a sua mesa de trabalho está cheia de coisas, o cérebro também se sentirá abarrotado e, além disso, é mais fácil dispersar-se. Elimine tudo aquilo que o possa distrair. Tenha ao alcance o que vai ser necessário, mantenha a ordem, tenha uma boa cadeira, cuide para que nada possa incomodá-lo, ouça música instrumental para relaxar ou ponha uma boa música pop para levantar os ânimos e as energias.
10. Dormir o Necessário - Se você estiver com muito sono, será bastante mais difícil concentrar-se. A falta de descanso repercute negativamente na sua saúde e afeta a capacidade para pensar claramente, portanto, a mais pequena coisa fará com que você perca toda a sua atenção.
fonte: Adaptado de: "Lifestyle SAPO"
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